I. CONSERVACIÓN

I. CONSERVACIÓN

LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:

Concepto

Principios

En los centros documentales la situación general de los documentos en papel es precaria, porque están amenazados por un problema de deterioro y cada vez son más frágiles y corren el peligro de perderse. Ese deterioro está provocado por unas causas relacionadas entre sí y tienen que ver con:

ü el mal almacenamiento y manipulación,

ü la inestabilidad química por los componentes de los materiales

ü o por causas ambientales que se dan en los almacenes

El deterioro y su problemática existe desde que el ser humano empezó a plasmar su memoria en diferentes soportes. La conservación es una práctica muy antigua, su origen está en la prehistoria.

Þ CONSERVAR es ---------- PRESERVAR

---------- CUIDAR

---------- MANTENER

La conservación del Patrimonio Bibliográfico está ligada al surgimiento del documento como memoria de la cultura humana y como prueba de acontecimientos. Los documentos antiguos se conservan mejor que los actuales por su soporte, y actualmente, en la conservación moderna uno de los problemas es el gran número de materiales para conservar y los costes de los tratamientos.

En la “sociedad de la información” es necesario garantizar la perdurabilidad de toda la información que sirve como elemento de:

ü memoria

ü conocimiento

ü identidad

y que está en continuo crecimiento y supone un problema para la conservación. Además, loas materiales de archivos y bibliotecas van más allá de libros y documentos, hay fotos, planos,... y esto aumenta los problemas de conservación.

En el almacenamiento, la principal preocupación es el medio ambiente y es complejo adecuar el control ambiental a los diferentes tipos de materiales (*la diversidad de tipos documentales y de materiales complica la conservación).

Los libros y documentos fabricados con papel moderno (1ª ½ S. XIX --- forma moderna de fabricar papel), provoca que éstos libros sean más propensos al deterioro y por eso se habla del fenómeno “FUEGO LENTO”, refiriéndose al volumen de documentos fabricados desde el S. XIX – Actualidad con papel ácido y cuyo deterioro es inexorable (*que no se puede evitar).

A esto se le añade el fenómeno “FUEGO RÁPIDO”, que es el deterioro que sufren materiales más modernos como pelis, soportes magnéticos,...

Los mayores problemas en la conservación se relacionan con un almacenamiento inadecuado para muchos bibliotecarios. “CONSERVAR” significa “salvar el contenido intelectual del objeto y no el objeto en sí mismo”. Es copiar o dar un formato al material, por ejemplo, microfilmación ejecutada desde los años 30 que aumenta el acceso a materiales, preservando los originales y que a veces los sustituyen.

Actualmente lo que se hace es digitalizar porque es más económico, más fácil, y además supone la conservación del original y el acceso múltiple al contenido (pasar palabras a código binario).

Los nuevos programas de conservación se caracterizan por el desarrollo e implantación de tecnologías que supongan actuaciones en serie, facilitando el acceso total y remoto a todo tipo de documentos.

* CONCEPTO *

- Corrientes terminológicas -

Conservar y Restaurar son términos que se usan con significados iguales o diferentes, dependiendo del país.

En el área anglosajona, donde más se desarrolló esto, la CONSERVACIÓN es un aspecto de la PRESERVACIÓN, siendo éste un término más amplio que incluye “todos los materiales relacionados con las medidas preventivas necesarias para prolongar la duración de los materiales bibliográficos y documentales y objetos físicos y la información que contienen, y para ello se incluyen políticas concretas para las cuestiones de almacenamiento y para los criterios que hay que seguir para el cambio a otros soportes”.

CONSERVACIÓN se ocupa de los “tratamientos y técnicas empleadas para prolongar la vida del objeto”.

En Europa (Francia, Alemania y España) la conservación es lo mismo que preservación para los anglosajones. Aquí se habla de conservación activa y pasiva:

Ø CONSERVACIÓN PASIVA (se ocupa de):

- condiciones ambientales de almacenamiento de los materiales

- efectos de la temperatura, humedad sobre los materiales

- desarrollo de normas para el acondicionamiento e instalación de los edificios

Ø CONSERVACIÓN ACTIVA (dedicada a).

- investigación y aplicación de técnicas como por ejemplo tratamientos de desacidificación en masa

- cambio de formato (por ejemplo, digitalización)

Otras posturas distinguen claramente la conservación de la restauración y de la preservación. Entre ellas destaca la de la “sección de conservación de la IFLA, que presentó en 1979 en Copenhague un documento modificado en 1986 que es el texto de referencia para bibliotecarios y archiveros. Y en el se definen esos 3 términos:

Ø PRESERVACIÓN: acción que comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen:

- el depósito

- la instalación de materiales

- formación de personal

- planes de acción

- métodos y

- técnicas

referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información que contienen.

Ø CONSERVACIÓN: disciplina que comprende los planes y prácticas específicos relativos a la protección de materiales de archivos y bibliotecas, frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo métodos y técnicas desarrolladas por el personal técnico.

Ø RESTAURACIÓN: técnicas y métodos utilizados por el personal técnico responsable de reparar daños causados por:

- el uso

- el tiempo y

- diferentes factores

en los materiales de archivo y biblioteca

Nosotros nos quedamos con la CONSERVACIÓN PREVENTIVA que es “cualquier medida que al ser usada sobre una colección evita ó reduce el potencial de daños fundamentándose en el cuidado de los materiales más que en el tratamiento”.

ü 1980: no hubo tema de conciencia sobre el deterioro que sufrían las colecciones y fue en ese momento cuando diferentes profesionales expusieron sus puntos de vista en cuanto a ese tema, teniendo como objetivo la PRERVACIÓN MASIVA. Se ofrecieron soluciones como tratamientos de desacidificación en masa, microfilmación y el adecuado control

del almacenamiento de la colección. Surgieron políticas nacionales de conservación, crearon agencias y establecen la cooperación como mecanismo de desarrollo y potenciación.

ü AÑOS 90: hay que resolver el dilema que trata sobre si la biblioteca debe ser una colección viva ó un museo de libros. Revisaron los tratamientos de desacidificación (son costosos y

no hay una postura definida para el cambio de formato). Los nuevos programas de preservación se caracterizan por el desarrollo y la implantación de tecnologías que realicen actuaciones en serie y que faciliten el acceso remoto a los documentos.

ü ORGANISMOS dedicados a la CONSERVACIÓN en España: Subdirección General del Instituto del Patrimonio Histórico Español (antes era el “Instituto de Conservación y Restauración de Bienes Culturales” y la “Subdirección”, esa depende de la “Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales”).

* FUNCIONES *

1. Elaboración y ejecución de planes para la conservación del Patrimonio Histórico Español

2. Investigación y estudio de métodos y técnicas actualizadas para la conservación y restauración

3. Archivo y sistematización de los trabajos realizados y de la documentación disponible sobre el Patrimonio Artístico

4. Formación de técnicos y especialistas en la materia

5. Cooperación con diferentes administraciones públicas y con entidades privadas para el desarrollo de los planes y su seguimiento.

En el plano internacional hay organismos como la CPA (Comisión de Preservación y Acceso), es de EEUU con financiación mixta y se encarga de potenciar, desarrollar y apoyar la colaboración entre bibliotecas y diferentes órganos (organismos) relacionados para asegurar la preservación de fondos bibliográficos y documentales en cualquier soporte, proporcionando el acceso a la información. En 1994 se constituye la Comisión

Europea (ECPA) de Preservación y Acceso que tienen los diferentes objetos. Está cofinanciada por Archivos y Bibliotecas Europeas y su secretariado está en Holanda, en la Royal Nederlands Academy of Arts and Science. También está la PAC (creada en 1984), es de la IFLA y es la “Sección de Conservación y Preservación” que tiene como objeto fomentar la cooperación internacional para la preservación de materias o materiales bibliográficos, para ello tiene relación con las demás comisiones y con la UNESCO y la CIA. También hay institutos tecnológicos y laboratorios en grandes Bibliotecas y Archivos. En Francia está el Centre des Recherches sur le Conservation des Documents Graphiques; en Italia está el Instituto Centrale Per la Patología del Libro llamado Alfonso Gallo; en Inglaterra el british Library; en Australia la II Biblioteca Nacional de Australia; en Japón el National Diet Library; en Canadá los Archivos Nacionales de Canadá. En Norteamérica hay laboratorios importantes como el de la Library of Congress o los de Institutos afiliados a Centros Universitarios como el “Paper Science and Technology” o el “Image Permanent Institute” destaca el Instituto de Conservación Paul Getty.

* CONCEPTO DE CONSERVACIÓN *

CONSERVACIÓN: conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material gracias a la prevención del daño o a la corrección del deterioro.

En cuanto a materia documental conservar es todas las prácticas específicas relativas a la protección del material de las unidades de información frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y técnicas que con ese fin determinan el personal de los centros.

La conservación se fundamenta en el principio siguiente:

“Todo ente material posee una materia física

que es el soporte, pero la conservación documental

exige la atención del soporte y de la

integridad física y funcional”

ü La integridad física hace referencia al mantenimiento de los elementos que configuran el cuerpo material del documento

ü La integridad funcional hace referencia a la capacidad de transmitir la información del documento

* PERMANENCIA y DURABILIDAD *

Ø PERMANENCIA: capacidad que tiene un material orgánico para resistir la degradación física en condiciones favorables de almacenamiento.

Ø DURABILIDAD: capacidad que tiene un material para mantener sus propiedades físicas con una utilización frecuente y extrema.

El valor trascendental de algunos objetos y las erratas que se cometieron por falta de normas de actuación obligaron a unificar criterios en el modo de proceder y a determinar una normativa para la correcta aplicación de métodos preventivos y de restauración.

Ante el desorden del pasado expertos en los diferentes campos de los bienes culturales manifestaron su preocupación por unificar las soluciones a problemas comunes y bajo el auspicio de la UNESCO se hizo un normativa unánime basada en los principios de conservación y restauración de acuerdo a los objetivos perseguidos.

* PRINCIPIOS DE LA CONSERVACIÓN *

La conservación y restauración se dirige a eliminar el daño que producen determinados factores ambientales (luz, contaminación, temperatura,...) y daño causado por hechos fortuitos (incendios,...). Y pos ello los medios preventivos no se aplican directamente al documentos sino que se dirigen al entorno, para controlar los posibles agentes de deterioro.

Estos principios de conservación advierten de la necesidad de:

ü Dotar a la de medio ambiente acorde con las características del documento, por ello es necesario conocer los materiales que forman el documento para determinar así el tipo de alteración

ü Necesidad de rescatar el documento de los ambientes nocivos

ü Aplicar todas las medidas de erradicación sin ocasionar daño al documento

ü Proporcionar las defensas necesarias cambiando todos los elementos degradados

ü Restringir del uso del documento que se consigue limitando su consulta y préstamo o haciendo una copia para ese menester

ü Realizar el análisis de las condiciones en las que se encuentren los documentos para ver si necesitan métodos curativos

Los documentos están formados por el elementos intelectual y el elemento material.

Ø Elemento intelectual: idea transmitida

Ø Elemento material: soporte y elementos sustentados (tinta,...).está sometido a un proceso de transformación de sus características vitales. Esta transformación ocasionada por la naturaleza de las sustancias que están predispuestas a transformarse puede verse acelerada por elementos externos que son las causas de alteración.

* TIPOS DE CAUSAS *

Ø CAUSAS INTERNAS / INTRÍNSECAS: Se originan por la estructura del documento y son:

§ necesarias

§ inevitables y

§ naturales

Ø CAUSAS EXTERNAS / EXTRÍNSECAS: Proceden del entorno del documento. Pueden ser físico-ambientales, biológicas y químicas y son:

§ evitables

§ circunstanciales y

§ no necesarias

Ø CAUSAS DE CARÁCTER EXTRAORDINARIO

Debido a que el desgaste de la parte material del documento es inevitable y debido a que este deterioro puede “joder” la parte intelectual, necesitan establecer medidas preventivas y de conservación en cualquier depósito documental.

* PLANES de PRESERVACIÓN *

La CONSERVACIÓN PREVENTIVA debe representar una actividad cotidiana para todo el personal de los centros. Comprende 3 aspectos sobre los que giran los planes de conservación:

Ø ASPECTOS:

ü Mantenimiento de vigilancia sobre el medio ambiente del entorno de los documentos (temperatura, humedad,...):

- limpieza

- almacenamiento adecuado de los documentos,

- adecuada manipulación y

- condiciones de seguridad

ü Manejo de conocimientos básicos para poder efectuar pequeñas encuadernaciones ó reparaciones en los documentos

ü Presencia de expertos para el cuidado de los deterioros más graves

El primer aspecto es el más importante y barato para las colecciones, además es el más rentable.

Además de esto un plan de conservación debe tener en cuenta diferentes aspectos como:

ü saber ubicar las colecciones teniendo en cuenta las necesidades de conservación y también su facilidad de uso

ü tener sistemas de seguridad adecuados

ü instruir en el correcto manejo de los documentos al personal y el uso

ü examinar periódicamente el estado de la colección para identificar los daños a tiempo

Cada vez son más bibliotecarios y archiveros que reconocen que es más sensato invertir en el control ambiental, iluminación, limpieza, protección contra incendios y sistemas de seguridad contra hurto y vandalismo.

En las grandes bibliotecas hay departamentos que se dedican a planificar una política de conservación, a este respecto el autor HARVEY en su obra “Preservation in Libraries” establece 4 puntos para una política de preservación:

Ø la política de preservación se presenta como un elemento más de la gestión al más alto nivel

Ø la preservación debe ser compartida por todo el personal de la biblioteca a todos los niveles

Ø el programa de preservación debe tener un presupuesto que sea significativo dentro del presupuesto general del centro

Ø todos los centros o las bibliotecas necesitan un plan de preservación

No existe un plan de preservación estándar, tiene que haber un diseño propio que vendrá determinado por las necesidades de cada centro.

El programa debe tener conocimiento sobre el estado de conservación de las colecciones sobre las condiciones físicas del entorno y sobre los sistemas empleados para la instalación y manipulación; con los datos que se recojan se hace un diagnóstico de la situación para elaborar un plan que seleccione y evalúe los métodos más necesarios.

* MODELOS DE PLANES DE CONSERVACIÓN *

Harvey

Ø Para COLECCIONES PEQUEÑAS de bibliotecas privadas o de una empresa con pocos recursos, le interesa efectuar un plan de desastres y atender a aspectos de limpieza, formar al personal para

la manipulación adecuada y concienciarse en la protección de los materiales y también en la selección de métodos de conservación

Ø Para UNA COLECCIÓN DE USO INTENSIVO, por ejemplo, la de una biblioteca pública, aquí tienen materiales recientes y menor presencia de materiales antiguos. Las obras se usan mucho porque se prestan y conviven junto a fondos que deben conservarse a largo plazo, por ejemplo, fondo local, obras de referencia,...

Se propone establecer un plan por escrito que incluya a todo el personal. Existirá algún tipo de programa de reparaciones básicas como por ejemplo talleres de encuadernación. Además habrá una política de selección adicional para la reproducción de ejemplares de alto valor, preservando el uso del original (fotocopiar, digitalizar,...)

Ø Para COLECCIONES RETROSPECTIVAS DE POCO USO formadas por fuentes de referencia y colecciones retrospectivas que están en instituciones con puestos altos. Se quieren crecer recursos básicos en la planificación:

- control del medio ambiente

- reparaciones menores

- formación de personal

- uso y planificación de desastres

Ø Para COLECCIONES DE INTERÉS NACIONAL, con obras de alto valor, irremplazables como los de las bibliotecas nacionales. Estas colecciones están en grandes edificios con mucho personal y muchos recursos y las medidas básicas de conservación estás constituidas para los cual se propone el primar la preservación a tareas de microfilms, digitalización y también el uso de contenedores adecuados

Tiene que figurar también un plan (incluido en el formulario de conservación) de emergencia en el caso de deterioros (inundaciones, fuegos,...), aspectos relacionados con todo tipo de desastres.