LOS CONTROLES DE CONSERVACIÓN DEL MATERIAL DOCUMENTAL

LOS CONTROLES

DE CONSERVACIÓN

DEL MATERIAL

DOCUMENTAL

Una vez conocidas las causas de alteración del material documental hay que establecer controles para “quitar” circunstancias negativas que deterioren los documentos. Un eficaz política controladora necesita la utilización del instrumental detector y cuantificador de la presencia de agentes y deberá instalar sistemas conectores e inhibidores de la acción destructora.

Los agentes sobre los que hay que aplicar medidas de control son:

ü Luz

ü Temperatura y humedad relativa

ü Calidad aire

ü Plagas

ü Fuego

La mayoría de as medidas preventivas están en la construcción del edificio, pero éstas no son suficientes porque necesitaremos instrumentos de control para vigilar los aspectos “de antes”.

- LUZ -

Iluminación ideal ------- 150 – 200 lux (medida de intensidad de la luz)

Toda luz contribuye al deterioro de las colecciones de bibliotecas y archivos provocando el motor que activa reacciones químicas destructivas.

La LUZ NATURAL “jode” más los documentos que la artificial por la cantidad de rayos ultravioletas (por la energía calórica). Todas las fuentes de luz ultravioleta que afecten a las colecciones deben filtrarse y controlarse severamente las colecciones expuestas a la luz.

Si un local está expuesto a la luz solar (tiene ventanas) se recomienda poner cortinas, persianas y vidrios teñidos con el fin de atenuarla. También se necesita una instalación eléctrica que compense las fluctuaciones de luz natural y para la noche.

Hoy día las instalaciones eléctricas no son un riesgo de incendio, son imprescindibles medidas cobre ellas como:

ü Circuitos diferenciales

ü Independencia de las líneas eléctricas del depósito del resto del edificio

ü Uso de tubos antidefragrante (para los cables)

Para conocer la intensidad lumínica de las diferentes áreas los sabremos por medio de un luxómetro o un fotómetro (instrumento para medir la intensidad de la luz).

Existen plásticos con filtros ultravioletas incorporados que sirven para cubrir ventanas. Pueden ser hojas autoadhesivas de un material acrílico ó una película fina generalmente acetato que se adhiere al vidrio. También se usan barnices que absorben la luz ultravioleta pero que son de difícil aplicación y se deterioran con el tiempo.

Para la LUZ ARTIFICIAL se utilizan lámparas que produzcan radiaciones ultravioletas bajas, en combinación con filtros ultravioletas. Las más adecuadas son las fluorescentes y las bombillas tradicionales (más los filtros esos).

- TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA -

Para controlar estos factores hay que hacerlo a la vez.

Para reducir los efectos del deterioro de estos valores es procurar que su actividad se mantenga dentro de unos límites controlados en los que

ocasionen el menor daño posible. Estos límites determinan el clima óptimo caracterizado porque no hay oscilaciones de temperatura y humedad relativa. El clima óptimo se logra con sistemas naturales ó artificiales.

Clima óptimo natural puede saberse a partir de los medios registrados en los últimos 3 años de los valores de temperatura y humedad relativa. Por ejemplo:

20º 22º 24º

50% 52% 60%

22º 5= 27º / 17º

52% 3= 55% / 49%

Para lograr ese equilibrio hay unas pautas como son:

ü El emplazamiento del edificio en un lugar elevado para evitar filtraciones del subsuelo

ü Orientación del depósito de manera que se obtenga el menor bº del viento y la protección del calor del sol (norte)

ü Conseguir el aislamiento del local

ü Tener una ventilación natural creada a base de corrientes de aire que circulen en el depósito

Podemos utilizar también unos aparatos que restan humedad, frío ó calor. Los más completos son lo climatizadores y acondicionadores de aire (son la solución ideal pero el coste y mantenimiento son elevados y además se corre el riesgo de interrupciones del funcionamiento con la consiguiente oscilación de estos parámetros: esas fluctuaciones hace que se desequilibre la estructura interna de los materiales, por tanto el mal uso de estos aparatos en vez de prevenir pueden destruir).

Aunque hay que tener en cuenta el clima óptimo para documentos, también hay que contar con los trabajadores y los usuarios, y por ello estableceremos una situación intermedia que no suponga un desequilibrio para ninguna de las partes.

Solución: sistemas de adaptación que permitan pasar al papel de su clima óptimo al clima del exterior sin sufrir daños con esta variación.

Hay aparatos que ayudan a mantener esos valores en ambientes pequeños:

Þ GEL DE SÍLICE: ayuda a deshumidificar y se usa para recintos pequeños ó vitrinas de exposiciones, porque el gel de sílice absorve la humedad.

Þ CONDENSADORES: aportan humedad. Basados en el cambio de temperatura y llevan un humidistato que regula la humedad y expulsa al aire gotas de agua para humidificar el ambiente

Þ ATOMIZADORES y NEBULIZADORES: expulsan vapor de agua a intervalos. Se usan para aportar calor en la medida en que se necesite.

Conviene medir los valores para saber aplicarlos. Para ello tenemos una serie de aparatos.

Para medir la temperatura hay termómetros de diferentes tipos:

- Los tradicionales (de alcohol ó mercurio). Se fundamentan en el hecho de que se modifica alguna de sus propiedades al variar la temperatura

- Otras medidas están formadas por un material termosensible que cambia de color al exponerse a la temperatura:

ü Etiquetas autoadhesivas: (pero no son reversibles), cada etiqueta vale para un solo uso. Además la precisión de la medida puede oscilar en 1º C

ü Termómetros electrónicos de lectura digital: son muy precisos y tienen una sonda metálica que puede usarse por inmersión ó ambiente

ü Termómetros infrarrojos: miden la temperatura a larga distancia y acoplados a un procesador registran y almacenan las lecturas. Algunos más sofisticados llevan incorporado un sistema de alarma que se acciona al sobrepasar la temperatura prefijada

Para medir la humedad relativa:

Ø HIGÓMETRO DE CABELLO: se fundamentan en la capacidad que tiene el cabello de alargarse y contraerse bajo los efectos de la humedad. Consta de cabellos de crin, de cabellos desengrasados y la

variación de la longitud del cabello se transmite a una aguja que indicará el valor en un cuadrante graduado.

Ø PSICÓMETROS: formados por 2 termómetros uno de los cuales es seco (donde se mide la temperatura ambiente) y el otro es húmedo (por medio de una mecha empapada en agua y que rodea el bulbo del termómetro húmedo)

Para medir la humedad hay que comparar los 2 termómetros y comprobar la diferencia que hay entre ambos. Esa diferencia sobre lee sobre una escala de diferencias sincrométricas de la que consta el aparato.

No necesita calibración, es simple y la información es fiable.

Ø También hay productos que se basan en el cambio de color. Generalmente son tiras de papel impregnadas con un producto químico sensible a la humedad (tiocinato de cobalto). Son costosos y poco precisos.

Para medir la temperatura y la humedad (conjuntamente):

Ø TERMOHIGÓMETRO: son diferentes al higómetro de cabello pero llevan incorporado un termómetro para medir la temperatura

Ø TERMOHIGÓMETRO ELECTRÓNICO: es más: sofisticado, preciso y caro

Ø TERMOHIGRÓGRAFOS: poco costosos. La sonda metálica mide la temperatura y los cabellos miden la humedad relativa

Ø Hay otros aparatos más sofisticados, “electrónicos” que recogen la humedad relativa y la temperatura de manera electrónica y que unidos a una central informatizada permiten recoger valores de temperatura y humedad relativa de todo el edificio y organizarlas de forma gráfica y numérica. Son aparatos caros y no están al alcance de bibliotecas y archivos.

Un archivo o biblioteca debe contar con cuantos higómetros, higrógrafos o termohigrógrafos sean necesario, incluso puede tener PSICÓGRAFOS que se usan para mediciones especiales ó para contrastar lecturas.

- AIRE -

La contaminación produce un fuerte deterioro en las colecciones. Controlar el aire que entra en el edificio es complicado y depende de diferentes factores. Los agentes contaminantes pueden extraerse con filtros químicos y las partículas sólidas pueden filtrarse de manera mecánica.

Los equipos varían de tamaño y complejidad: van desde los sistemas más simples de “filtros acoplados a los respiraderos” ó “acondicionadores de aire”, hasta sistemas que pueden alcanzar toda la edificación.

Es imprescindible que el sistema que se elija se adopte a las necesidades del edificio y al nivel de contaminación.

* TIPOS DE FILTROS (pueden ser):

ü Fibras de celulosa

ü Cartón activado

ü Aceite

ü Agua

* Quedará prohibido:

ü Fumar

ü Fotocopiadoras

ü Muelles de descarga (por los tubos de escape)

* Medidas adicionales:

ü Garantizar el intercambio de aire en áreas donde se almacenan libros, procurando que el aire renovado sea lo más limpio posible

ü Procurar que los respiraderos no estén cerca de fuentes contaminantes (aparcamientos, muelles de descarga,...)

ü Almacenar determinados documentos primarios (en cuanto a su valor) en estuches protectores que disminuyan los efectos contaminantes (por ejemplo, estuches de cartón activado)

ü Eliminación de fuentes de contaminación (fotocopiadoras, sustancias limpiadores,...) y ciertos tipos de materiales de construcción (como pinturas que tienen efectos contaminantes)

- AGENTES BIOLÓGICOS

control sobre los agentes biológicos -

Su acción se debe fundamentalmente a que allí encuentran su medio de alimentación y también porque se trata de un microclima favorable para su desarrollo.

El primer caso es inevitable, por ello debemos ejercer cierto control sobre el segundo para que el medio ambiente no les sea tan favorable)

Þ MEDIDAS (a tener en cuenta):

ü Baja temperatura y baja humedad relativa

ü Buena ventilación (porque el aire viciado es propicio para los insectos)

ü Iluminación adecuada (puede ejercer como germicida porque muchos elementos biológicos no soportan la luz)

ü Buena limpieza porque la suciedad atrae a los bichos (cucarachas,...)

ü Existen áreas diáfanas sin rincones porque éstas son motivo de suciedad

ü Efectuar controles periódicos que nos ayuden a detectar indicios de presencia de elementos biológicos (conviene realizarlos en primavera y verano sobretodo)

ü Controlar las comunicaciones al exterior (puertas, ventanas, conductos de agua y electricidad,...) porque son vías de penetración incontrolables

ü Examinar exhaustivamente aquellos materiales que se incorporen el centro y comprobar que no tienen infestaciones

ü Efectuar tratamientos antisépticos que serán un complemento a todas estas medidas (insecticidas, funguicidas, raticidas,...)

· Los productos químicos que se usan comúnmente están los aerosoles, que pueden ser:

§ De contacto: son los que conocemos y usamo

§ Residuales: los que colocamos en lugares “estratégicos”

· También hay métodos atrayentes como las trampas (tiras colgantes donde se quedan pegados los insectos, las bolitas que matan ratones,...)

ü Sistemas de fumigación: cada vez más criticados, porque son perjudiciales para la salud de las personas y además porque pueden llegar a cambiar las características físicas de los materiales (sobre si es papel, pergamino y cuero). Esto ocurre al usar ETO (óxido de etileno), se cree que tiene efectos cancerígenoss,... (cada vez se usa menos).

* Otros tratamientos:

Ø Congelación controlada: se congelan los documentos afectados, tiene más éxito, no necesita muchos equipos porque puede hacerse en congeladores domésticos donde se introduce la documentación durante 48 – 72 horas a menos de 20º C

Ø Atmósferas inertes: se usa mucho en la industria agroalimentaria. Se introduce un libro infestado en una bolsa de plástico hermética que tiene 2 válvulas por una se extrae todo el oxígeno del interior y por la otra se le aplica un gas inerte como el Argón ó el Nitrógeno. En un período de 48 – 72 horas ya se puede extraer la documentación totalmente desinfectada.

Ø Radiaciones: microondas, rayos gamma, rayos X. Pero que no están controladas de manera frecuente y que pueden provocar daños en la estructura interna del papel

Ø Medidas de tipo “biológico”: basadas en la utilización de especies alojadas en el centro. Este método debe ser aplicado con muchas medidas de seguridad porque se plantea un problema: la dificultad de eliminar a los atacantes.

- FUEGO -

Dado que el material custodiado en las bibliotecas es de fácil combustión es apropiada la existencia de medidas de detección y extinción.

Ø MEDIDAS DE DETECCIÓN: las más apropiadas para bibliotecas y archivos son las de “humo” y “gases”. Son aparatos sensibles que tienen una alarma que avisa de la posible presencia de fuego

Ø MEDIDAS DE EXTINCIÓN: Tipos:

§ Líquidas: agua (más usual), el más usado (sobretodo en EEUU) es el aparato que expulsa el agua en forma de cortina, el inconveniente es que si se dispara la alarma sin necesidad se mojará la documentación

§ Sólidas: basado en unos polvos polivalentes que actúan como refrigerantes. Es el sistema más recomendado para bibliotecas y archivos

§ Gaseosas: actúan como las sólidas, provocan enfriamiento y evitan la combustión

Como sustituto del agua se usa el gas HALON que tiene un producto como los clorofluorurocarbonos que dañan la capa de ozono y están totalmente prohibidas.

Lo más conveniente es que haya extintores que contengan polvos polivalentes y que pueden ser manuales para poca cantidad (desde 1 kg hasta 200 kg).

Se puede decir que son más efectivos pero el personal del centro debe estar entrenado para su uso. Además debe ser inspeccionado regularmente y la situación de los extintores deberá estar señalada al igual que estarán señalizadas las vías de evacuación del edificio.